Что такое электронный документооборот

Вместо того, чтобы отправлять бумажные документы по почте или курьером, организации могут обмениваться электронными документами. Такая система обмена называется ЭДО. Есть три вида электронного документооборота:

 

• внутренний — с его помощью обмениваются документами внутри компании;
• внешний — это обмен документами между организациями;
• с государственными органами — так компания сдает отчетность в налоговую, социальный фонд и другие госорганы.

Внутренний электронный документооборот может существовать в форме, удобной для компании, потому что он не регулируется государством. Нормы работы с остальными видами ЭДО закреплены в соответствующих законах: Налоговом кодексе РФ, различных федеральных законах, постановлениях правительства, приказах ФНС и др.

Как работает ЭДО

Чтобы обмениваться с госструктурами и другими компаниями документами с помощью ЭДО, необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она имеет такую же юридическую силу, как и обычная подпись. 

ЭЦП бывает нескольких видов — простой, неквалифицированной и квалифицированной. 

Подробнее о том, какую электронную подпись выбрать и как ее оформить, мы рассказали в статье.

Статья: Что такое ЭЦП, для чего нужна и как ее получить

Переслать документ напрямую другим организациям в рамках ЭДО нельзя — этим может заниматься только специальный оператор ЭДО. Это отдельная компания, которая обеспечивает безопасность обмена данными и подтверждает юридическую значимость документов. Фактически это посредник между компаниями, который отвечает за связь в рамках ЭДО между компанией и контрагентом. 

Сам сервис ЭДО открывается в браузере, а внутри есть папки с отправленными и принятыми документами, поиск, справочник и возможность редактировать текст. В личном кабинете можно проверить, получил ли контрагент документы и подписал ли их. 

 

Как работает оператор ЭДО

Каким компаниям нужен ЭДО

В 2022 году на ЭДО в обязательном порядке уже перешли: 

 

• бюджетные организации;
• компании, которые занимаются оборотом маркированных товаров;
• организации, которые принимают участие в государственных закупках по закону 44-ФЗ.

К 2024 году планируется сделать ЭДО обязательным для всех бюджетных организаций. По концепции развития ЭДО на сайте ФНС, к 2024 году около 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться в электронном виде.

Если ваша компания еще не перешла на ЭДО, то лучше начинать к этому готовиться уже сейчас: так вы будете готовы к изменениям и сможете безболезненно поменять формат документооборота.

Преимущества ЭДО

Экономит деньги

С ЭДО можно снизить траты на доставку и курьеров, на бумагу и сопутствующие расходные материалы. Кроме того, для электронных документов не нужно физическое хранилище: не придется покупать дополнительные стеллажи в офис или арендовать архив для бумаг. 

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота в компании можно в специальном калькуляторе на сайте ФНС России.

Экономит время

ЭДО позволяет автоматизировать процессы, связанные с обменом документами: подписание, утверждение и согласование. Доставка электронных документов тоже занимает меньше времени, чем доставка бумажных: всего несколько секунд. Это снижает риск человеческих ошибок и ускоряет обработку документов. 

Сокращает использование бумаги

Использование электронных документов снижает расход бумаги и скорее всего уменьшает негативное влияние на окружающую среду.

Уменьшает риск потери или порчи документов

Бумажные документы можно повредить во время доставки или потерять уже после получения, а оперативно восстановить их не получится. Электронные документы легко отслеживаются и хранятся — они точно не потеряются в пути. 

Недостатки ЭДО

Зависит от техники и стабильного интернета

Если система ЭДО или компьютеры отказывают в работе, это может привести к остановке обмена документами и задержкам в выполнении задач.

Возможны проблемы с безопасностью

В ЭДО есть риск несанкционированного доступа к электронным документам. Это может привести к утечке конфиденциальной информации.

Сложно и дорого внедрять 

Чтобы организовать ЭДО в компании, нужно выбрать систему электронного документооборота, подключить оператора ЭДО и обучить сотрудников новым технологиям. Это стоит дополнительных средств и требует сил и времени бизнеса. 

 

Тарифы у всех операторов разные, но обычно они включают в себя определенное количество комплектов документов

Некоторые операторы предлагают простой тариф с оплатой за один документ: это удобно, если компания небольшая

Не все пользуются ЭДО

Если организация, с которой вы работаете, не подключена к ЭДО, вам придется создавать документы в двух вариантах: бумажном и электронном.

Как перейти на ЭДО

Оформить электронную подпись

Она может быть только у генерального директора, если все документы подписывает он, или у ключевых сотрудников, например, главного бухгалтера или финансового директора. Подробнее об оформлении подписи читайте в статье: Что такое ЭЦП, для чего нужна и как ее получить

Выбрать оператора 

Актуальный перечень операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС России. Фактически все операторы предлагают похожие функции, так что компания может выбирать любого в зависимости от условий. 

На что обратить внимание при выборе оператора:

 

1. Стоимость: как регулярно надо платить. Например, если вам нужно отправлять пять комплектов документов в месяц, выбирайте тариф с оплатой за отправку. Если у вас большой объем документов и много отправок, выгоднее будет выбрать пакетный тариф.
2. Интерфейс: насколько он интуитивно понятный для сотрудников.
3. Оперативность внедрения. Некоторые системы ЭДО можно подключить за один день, с другими потребуется помощь специалистов и дополнительное время.
4. Наличие платы за обмен документами с другими сервисами. Это важно, если ваши партнеры уже подключены к другому сервису ЭДО.
5. Дополнительная плата, например, за входящие документы.
6. Служба поддержки: если вам важна оперативная помощь, выбирайте тот сервис, где есть круглосуточная поддержка.

Перевести на ЭДО партнеров

Когда организации-партнеры не подключены к ЭДО, компании придется создавать для них два комплекта документов: в бумажном и электронном виде. Поэтому важно предлагать партнерам переходить на ЭДО, чтобы сделать работу комфортной для всех. Если не можете самостоятельно объяснить контрагентам преимущества, попросите помощь у оператора ЭДО — некоторые предоставляют такую услугу.

Обучить сотрудников

Некоторые консервативные сотрудники в компании могут устроить бойкот новым технологиям, если им комфортно работать в старом привычном формате. Поэтому важно рассказать сотрудникам о преимуществах ЭДО, обучить работе с программой и электронными подписями.

 

Источник: https://www.nic.ru/info/blog/electronic-document-management